สต๊อกไม่ตรง แก้อย่างไร: วิธีนับและหาสาเหตุทีละขั้น

เมื่อจำนวนในระบบไม่ตรงชั้นวาง อย่าเพิ่งปรับยอดให้เท่ากันแล้วจบ เพราะสาเหตุเดิมอาจทำให้คลาดซ้ำในวันถัดไป งานที่ควรทำมีสองส่วนคือยืนยันจำนวนจริง และตามหารายการที่ทำให้ต่าง

กำหนดเวลาตัดยอดให้ชัด

เลือกรอบนับที่หยุดเคลื่อนไหวสินค้าได้ หากหยุดทั้งร้านไม่ได้ ให้นับเป็นโซนและบันทึกการรับ–เบิกที่เกิดระหว่างนับแยกไว้ คนตรวจต้องรู้ว่าตัวเลขในระบบเป็นยอด ณ เวลาใด มิฉะนั้นของที่เพิ่งแพ็คอาจถูกมองว่าหาย

เตรียม SKU ชื่อ ตัวเลือก หน่วยนับ ตำแหน่งเก็บ และจำนวนจริง ควรนับโดยไม่ดูยอดระบบก่อนในรอบแรก เพื่อลดการนับตามตัวเลขที่คาดไว้

นับหน่วยให้ตรงกัน

“หนึ่งกล่อง” อาจหมายถึงกล่องขายหนึ่งชิ้น หรือกล่องลังที่มี 12 ชิ้น ระบุหน่วยฐานและอัตราแปลงให้ชัด สินค้าสีเดียวกันแต่คนละขนาดต้องแยก SKU หากร้านต้องการติดตามจำนวนแยก

ตรวจพื้นที่นอกชั้นปกติด้วย เช่น โต๊ะแพ็ค พื้นที่พักปัญหา ของคืน และสินค้าตัวอย่าง อย่านับของชำรุดรวมเป็นพร้อมขายโดยไม่มีสถานะกำกับ

ตารางตรวจส่วนต่าง

SKU	ระบบ	นับจริง	ส่วนต่าง	สาเหตุที่ต้องตรวจ
A-BLUE	50	47	-3	เบิกแล้วไม่ได้บันทึก หรืออยู่โต๊ะแพ็ค
B-SMALL	20	24	+4	รับเข้า/ของคืนยังไม่บันทึก
SET-01	8	8	0	ตรวจส่วนประกอบด้วยถ้าเป็นเซ็ตเสมือน

จำนวนตัวอย่างไม่ใช่หลักฐานว่าสินค้าสูญหาย ต้องตรวจเอกสารและสถานที่เก็บก่อนสรุป

ไล่สาเหตุจากรายการล่าสุด

1. รับเข้าครบตามของจริงหรือใส่ตามใบสั่งที่ยังรับไม่ครบ
2. เบิกซ้ำหรือลืมเบิกในช่วงเร่งแพ็คหรือไม่
3. จับคู่ SKU ผิดสี ขนาด หรือจำนวนต่อเซ็ตหรือไม่
4. ของคืนถูกเพิ่มก่อนตรวจสภาพ หรือเพิ่มซ้ำหรือไม่
5. มีการแก้ยอดเริ่มต้นโดยไม่มีหมายเหตุหรือไม่

หากเชื่อมงานแพ็คกับสต๊อก ให้ตรวจทั้งสถานะงานและประวัติการตัด ไม่กดทำซ้ำเพื่อทดสอบกับออเดอร์จริง

ปรับยอดหลังรู้ที่มา

เก็บยอดก่อนปรับ จำนวนที่ปรับ เหตุผล หลักฐาน ผู้ทำ และวันที่ หากยังไม่ทราบสาเหตุให้ระบุตามจริงว่า “ส่วนต่างจากการนับ รอตรวจสาเหตุ” ไม่สร้างรายการซื้อปลอมเพื่อให้ยอดเพิ่ม

ใน StockBox ใช้ประวัติการเคลื่อนไหวช่วยย้อนดูรายการรับ–เบิก แต่โปรแกรมไม่สามารถยืนยันตำแหน่งของจริงแทนการนับหน้าชั้นได้

ใช้รอบนับย่อยแทนรอสิ้นปี

เริ่มนับกลุ่มขายเร็ว มูลค่าสูง และเคยคลาดบ่อยก่อน กำหนดรอบตามภาระงานร้าน เก็บสัดส่วน SKU ที่ตรงและจำนวนส่วนต่าง ไม่ดูเฉพาะมูลค่ารวมเพราะสินค้าขาดกับเกินอาจหักล้างกัน

คำถามที่พบบ่อย

ส่วนต่างนิดเดียวปล่อยได้ไหม

ควรบันทึกไว้ แม้มูลค่าน้อย เพราะอาจชี้ปัญหาหน่วยนับหรือสูตรเซ็ตที่จะขยายเมื่อยอดขายเพิ่ม

ต้องนับใหม่ทั้งหมดทุกครั้งไหม

เริ่มนับซ้ำเฉพาะ SKU และตำแหน่งที่ต่าง โดยให้คนอื่นตรวจถ้าเป็นไปได้ หากพบปัญหาข้ามโซนจึงขยายขอบเขต

อ่านต่อ วาง SKU สำหรับสินค้าเซ็ต และ จุดเตือนเติมสินค้า